Outsourcing: Vom Unwort zum Zauberwort

„Wenn man will, dass etwas richtig gemacht wird, sollte man es selber machen“: Variationen dieses Satzes soll nahezu jede große Persönlichkeit der Geschichte von sich gegeben haben – von Napoleon Bonaparte bis hin zu Henry Ford. Die Haare lässt man sich trotzdem lieber im Salon schneiden und den Computer kauft man lieber beim Fachhändler. Wozu gibt es schließlich Experten, die auf einen Fachbereich spezialisiert sind?

Was bedeutet Outsourcing eigentlich?

Versucht man Outsourcing mit dem deutschen „Auslagern“ zu übersetzen, geht ein fundamentaler Bestandteil des ursprünglichen Wortes verloren: source. Es geht nicht nur darum, Aufgaben oder Bereiche auszulagern, sondern auch die Expertise des anderen Anbieters als Vorteil zu nutzen, als wortwörtliche Quelle für Erfahrungen und Wissen. Lässt man aber alles von sogenannten Experten machen, entsteht ein Abhängigkeitsverhältnis und verliert Erfahrungswerte. Wie mit so vielen Dingen, gilt es hier die goldene Mitte für sich selbst zu finden – im privaten Leben wie auch in der Wirtschaft.

Natürlich liegt dem Outsourcing der Gedanke zugrunde, dass ein schlankeres Unternehmen, das sich auf das Kerngeschäft konzentriert, effektiver ist – doch das mussten viele Firmen erst lernen. Während Unternehmen um die 1950er versuchten, sich nahezu jede Facette des Geschäfts einzuverleiben, um möglichst breit und somit sicher aufgestellt zu sein, wurde ihnen diese Einstellung wenige Jahrzehnte später zum Verhängnis. Mit dem immer globaler werdenden Handel wurde schnelle und flexible Handlungsfähigkeit immer wichtiger – die Konkurrenz schläft schließlich nicht. Große, komplexe Management-Strukturen, die durch die Expansion der 50er Jahre entstanden, verhinderten diese dringend benötigte Agilität. So entwickelte sich zum Ende des Jahrtausends hin der Trend des Outsourcings, dessen Einfluss heute mehr denn je zu spüren ist.

Outsourcing als Mittel gegen Schwerfälligkeit

Durch das Internet und die Globalisierung des Handels ist es noch wichtiger geworden, als Unternehmen agil und schnell reagieren zu können. Wer das nicht kann, wird auf Dauer auf internationaler Ebene nicht mitspielen können. Outsourcing erlaubt den Unternehmen, sich vollkommen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können und den Fokus auf Effizienz und Innovation zu legen. Somit ist es nur logisch, dass besonders Bereiche wie Produktion, Buchhaltung, IT sowie auch der Kundenservice am häufigsten ausgelagert werden. Bereiche, die nicht zum Kerngeschäft gehören und einen hohen Spezialisierungsgrad erfordern, bieten sich ohnehin besonders an, von externen Dienstleistern ganz oder teilweise übernommen zu werden.

Gänzlich unbedenklich ist dieser Prozess aber nicht. So kann Outsourcing in Kombination mit Offshoring (der Auslagerung in andere Länder) einerseits den internationalen Handel fördern, aber andererseits auch ethische Probleme mit sich bringen. Natürlich ist ein Grundgedanke des Outsourcings auch die Kostenreduktion – geht diese aber mit dem Offshoring in Niedriglohnländer mit fragwürdigen Arbeitsbedingungen einher, kommt ein bitterer Beigeschmack hinzu. Und im eigenen Land werden im weiteren Sinne Arbeitsplätze vernichtet – nicht umsonst galt Outsourcing als das Unwort des Jahres 1996.

Aber auch wenn die Arbeitsbedingungen des externen Dienstleisters angemessenen Standards entsprechen, sollte der Schritt gut durchdacht sein. Denn mit dem Einkauf einer für das Unternehmen essenziellen Leistung entsteht ein gewisses Abhängigkeitsverhältnis – gibt es wirtschaftliche oder qualitative Schwierigkeiten, könnten unvorhergesehene Kosten und Imageschäden entstehen. Der wohl größte Faktor ist jedoch das Risiko des geminderten Lernprozesses für ein Unternehmen. Wird beispielsweise das Marketing outgesourct, das zwar kein inhärenter Teil des Kerngeschäfts sein muss, könnte ein Unternehmen die Chance verpassen, seine Zielgruppe näher kennenzulernen und eventuelle Veränderungen in dieser wahrzunehmen und rechtzeitig auf diese reagieren zu können.

Das Stichwort an dieser Stelle ist aber könnte: Denn ein guter Dienstleister wird garantieren, dass die enge Zusammenarbeit für alle Beteiligten funktioniert und dass man einen gemeinsamen Lernprozess bestreitet. Das klassische Beispiel sind Werbeagenturen – sie analysieren die Zielgruppe eines Unternehmens, vermitteln dieses Wissen und liefern maßgeschneiderte Produkte, die ein Unternehmen selbst mangels Ressourcen und Expertise unmöglich selbst stemmen könnte. Und besonders in diesem Bereich zeigt sich, wie gut durchgeführtes Outsourcing zu einer Symbiose zweier Unternehmen führen kann. Schließlich ist es kein Zufall, dass viele Firmen über Jahre und Jahrzehnte dieselbe Werbeagentur beauftragen – gemeinsam lernt und entwickelt man sich weiter.

Daher ist und bleibt die wichtigste Regel beim Outsourcing: Der auszulagernde Bereich muss bewusst gewählt und klar definiert sein, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu ermöglichen. Denn Outsourcing ist eine Chance für Unternehmen jeder Art und Größe Wege für Innovationen zu ebnen – man muss nur wissen, wie.

So gilt es im ersten Schritt den Rahmen zu umreißen: Wie lange soll ein Bereich outgesourct werden? Soll die Auslagerung vollständig oder partiell stattfinden? Wenn letzteres, wie wird eine effiziente Aufgabenverteilung und Kommunikation sichergestellt? Wie wird dieser Prozess im Unternehmen kommuniziert, um Unsicherheiten zu vermeiden?

Daraus ergeben sich im Kern drei Varianten im Outsourcing: die taktische, befristete Unterstützung durch selbstständige Gewerbescheinkräfte und die strategische, zeitlich unbefristete Unterstützung, die entweder durch einen Dienstleistervertrag (DV) oder eine Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) umgesetzt werden kann. Während der DV ein vertrauensvolles Schnittstellenmanagement zwischen dem Kunden und dem Outsourcing-Dienstleister erfordert, da ausschließlich letzterer die Führung und Steuerung der Mitarbeiter übernimmt, kann die ANÜ den Kunden stärker in den Prozessen einbinden. Hier wird deutlich: Die exakte Definition des auszulagernden Bereichs und eine durchdachte Planung des Prozesses, ist der wichtigste Schritt um eine Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen.

Mit einem erfahrenen Unternehmen als Vertragspartner kann es einer Marke gelingen, sich vollkommen auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Dank der Entlastung durch diesen externen Dienstleister werden Kapazitäten für Innovation geschaffen: Statt sich im operativen Geschäft aufzuhalten, kann man sich auf die Verbesserung der strategischen Marktposition konzentrieren. Kosten können reduziert und transparent gestaltet werden, die Anschaffung spezieller Hard- und Software bleibt erspart und die Qualität einer Leistung kann durch das spezielle Know-How des Dienstleisters um ein Vielfaches gesteigert werden.

TMS glaubt nicht an One-Size-Fits-All-Lösungen, für uns steht die Erarbeitung eines tragfähigen Outsourcing-Konzepts an vorderster Stelle – wir nutzen unsere Stärken, um unsere Kunden stark zu machen: Wir sind kommunikativ, authentisch, schnell, offen, souverän und vor allem menschlich. Vom partiellen bis hin zum Business Transformation Outsourcing finden wir die passende Lösung mit kompletter Kostentransparenz. Versteckte Kosten gibt es nicht, denn wir leben Kommunikation: TMS begleitet den Kunden durch jede Phase mit vollkommener Transparenz – von den Kosten bis hin zu den rechtlichen Rahmenbedingungen. Gemäß dem Motto „Verantwortung leben und weiter tragen“ gibt es bei TMS keine bösen Überraschungen. Denn wir finden, dass es nicht reicht Lücken nur zu schließen, wir sehen dank unserer jahrzehntelangen Erfahrung Potenziale anstelle von Problemen.

Autoren:

Uwe Morawe ist Managing Director.
Mit seinem Blick fürs Detail und seinem Gefühl für Marken gelingt es Uwe Morawe immer wieder, Nischen und neue Konzepte zu finden und die Kunden gewinnbringend und nachhaltig in Szene zu setzen. Seine Neugier und der Wunsch nach Optimierung treiben ihn an. Er betreut die Bereiche Telekommunikation und Handel.

Sirona Anhäuser ist Supervisor für Online Content Management